La digitalisation des processus RH entraine la mise en place de formulaires d’entretiens en ligne : une aubaine pour certains, un vrai calvaire pour beaucoup d’autres ! En effet, le taux de réalisation est devenu est un objectif contrôlable facilement : il est désormais possible de connaître instantanément le taux de réalisation et l’avancement du processus. Quelle chance pour les structures en charge de contrôler l’exécution des processus ! Mais le risque d’en faire un repoussoir est bien réel…
S’assurer que 100% des collaborateurs bénéficient d’un entretien est pourtant une intention louable, même si pour être précis, les systèmes ne se focalisent que sur ceux qui ont accès à un ordinateur. Consacrer un peu de temps au moins une fois par an pour échanger sur les perceptions et attentes mutuelles entre manager et collaborateur est bien la moindre des choses. Savoir se poser sans la contrainte d’un délivrable à fournir immédiatement est devenu un luxe rare !
Mais perdre de vue l’intégralité du processus pour ne se focaliser que sur la lecture du taux de réalisation est une grave erreur. Combien d’entretiens sont bâclés car réalisés dans l’urgence pour atteindre le fameux 100% avant la date butoir ?
Dans le processus des entretiens annuels, trois enjeux conditionnent la réussite du processus au-delà de la qualité de l’échange lui-même.
Premier enjeu : s’accorder sur la performance et les enjeux du collectif. Cette étape préalable n’est presque jamais réalisée… Pourtant elle est essentielle tant elle conditionne la cohérence des messages et des appréciations. Les prétextes sont légions : les résultats ne sont pas publiés, les budgets ne sont pas finalisés, mon chef ne m’a donné pas mes objectifs, le calendrier des entretiens n’est pas cohérent avec les périodes de clôture des comptes et des reportings… Il n’y a pas meilleur moyen pour propager une image de l’entreprise qui ne soit que financière. Ce n’est pourtant pas si compliqué de brosser un panorama dans lequel chacun pourra mesurer sa contribution passée et celle attendue au regard du collectif. C’est également une bonne opportunité pour orienter en profondeur la culture de l’entreprise. Faut-il encore que cette étape soit organisée et animée…
Deuxième enjeu : la calibration. Dans des organisations de plus en plus matricielles et interdépendantes, la calibration préalable est trop souvent occultée ou détournée de son objet. Elle permet de faire converger les points de vue et d’éviter les fossés qui se creusent entre les silos, véritables plaies pour la QVT de tous et la performance globale de l’entreprise. Mais qui dit calibrer, dit échanger, discuter, prendre en considération le point de vue de l’autre. Question aussi de culture et d’ouverture managériale ? Vaste question qui dépasse néanmoins le cadre de cet article… Mais cette étape nécessite aussi d’être animée et pilotée.
Troisième enjeu : l’exploitation, tant individuelle que collective, des entretiens. La digitalisation est un formidable moyen de consolider les remontées d’information. Mais l’exploitation du contenu ne se fait pas toute seule. Et plus il y a de contenu, plus il faut de l’énergie pour l’exploiter… Las, une fois le taux d’accomplissement de 100% atteint, qui se soucie réellement de consacrer des ressources et des moyens à extraire l’or de cette mine ? Pourtant, une analyse un peu poussée peut vite révéler des tendances et des pistes d’amélioration. Et chacun aura ainsi eu l’impression d’avoir investi utilement du temps plutôt que d’avoir simplement coché une check-list en se disant : ouf, une corvée de moins à faire…
L’entretien annuel peut vite cristalliser les frustrations faute de maîtriser globalement toutes les phases du processus, de la préparation à l’exploitation. La solution n’est surtout pas de considérer l’entretien annuel comme un principe démodé : trop facile comme échappatoire. C’est oublier toutes les catégories qui attendent encore en vain d’avoir un entretien et qui pourtant réclament ce moment d’échange !
Il faut au contraire repenser et animer le processus dans sa globalité. Cela n’empêche pas des aménagements sur la fréquence (mais tout le monde ne fonctionne pas en mode projet). Et ne pas considérer que l’entretien annuel se substitue au management quotidien.
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